Utgångspunkten för allt vi gör är att de lösningar vi skapar ska bidra till önskade förändringar i kundens verksamhet. Ofta handlar det om att förändra attityder och beteenden hos medarbetare och vi menar att detta bara kan åstadkommas om man arbetar långsiktigt.
Det räcker inte med att lansera en ny portallösning – och det räcker heller inte med att genomföra en rad kompletterande aktiviteter under själva projektet, som t ex utbildning eller informationskampanjer. För att förändra medarbetares arbetssätt tror vi att det krävs åtminstone:
- Att lösningen är anpassad efter organisationens verksamhet och utformad baserad på de önskade förändringarna. Detta måste säkerställas under själva utvecklingsprojektet och finns inskrivet i vår metod.
- Att introducera lösningen till medarbetarna på ett sätt som gör att den tas i bruk på rätt sätt och i rätt omfattning. Vi brukar kalla detta för kompletterande eller parallella aktiviteter.
- Att långsiktigt arbeta med att förbättra lösningen och användandet av densamma.
Vi rekommenderar att våra kunder så tidigt som möjligt försöka att upprätta en strategi kring informationshantering i allmänhet och portalen i synnerhet. Denna kan omfatta t ex områden som infrastruktur, systemarkitektur och applikationsutveckling (etc). Vi vet av erfarenhet att det är av största vikt att särskilt upprätta någon form av policy kring åtminstone integration och applikationsutveckling.
Strategin bör också omfatta en organisation som ansvarar för att de önskade effekterna verkligen uppstår efter lansering av lösningen. Det kan handla om att besätta roller som redaktörer, informationsägare, systemansvarig, portalråd eller support (etc). Dessutom bör det finnas någon som är utpekad som ytterst ansvarig – en portalägare eller motsvarande, som ansvarar för den långsiktiga planeringen kring portalen och att de önskade effekterna uppstår.
Aktiviteter som vi tycker bör finnas med i en långsiktig plan är:
- Framtida uppgradering av portalen – räkna inte med att portalen är en statisk applikation.
- Support till användare, helpdesk eller motsvarande.
- Kontinuerlig utbildning i önskat arbetssätt (snarare än utbildning i ett IT-verktyg).
- Uppföljning av användande.
- Utvärdering av huruvida de önskade effekterna har uppstått eller inte.
Fishbone Systems är en bra långsiktig partner. Om du, som vi, tror att det är så svårt att förändra arbetssätt och uppnå effekter med IT-lösningar så erbjuder vi dig ett slagkraftigt partnerskap över tiden. Vi erbjuder såväl strategisk rådgivning och supporttjänster efter lansering av lösningen. Dessutom finns vi såklart till hands för projektleveranser av uppgraderingar till portalen.
Vi hjälper dig gärna uppnå de önskade effekterna, men det kan ta lite tid att komma till målet.